Datum van laatste bijwerking: 1 maart 2024

 

Vestiaire Collective NV en, indien van toepassing, de entiteit van de groep waarbij u solliciteert, verzamelen en verwerken persoonsgegevens over u op het moment van uw aanwerving, ongeacht het beoogde type contract (arbeidsovereenkomst, stage, leercontract, enz.).

 

In overeenstemming met de toepasselijke regelgeving, met name Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna de "AVG" genoemd), willen wij u alle nodige informatie verstrekken om te begrijpen hoe en waarom wij uw gegevens verwerken, wat we ermee doen, hoe lang we ze bewaren, aan welke ontvangers wij ze kunnen doorgeven en welke rechten u heeft.

 

Wij danken u voor het aandachtig lezen van deze nota, die is gericht aan alle kandidaten die solliciteren naar een functie binnen de Vestiaire Collective-groep.

 

1. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens? 

 

Vestiaire Collective SA, gevestigd te 53 rue de Châteaudun, 75009 Parijs, Frankrijk, is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens. Bovendien, als de vacature verbonden is aan een van de dochterondernemingen van de groep, wordt die dochteronderneming ook de gegevensbeheerder voor het routinematige administratieve beheer van uw dossier, met inbegrip van bijvoorbeeld de contacten met lokale autoriteiten om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die gelden in het land waar u werkt.

 

2. De categorieën persoonsgegevens die wij verwerken:

 

Het verplichte of optionele aard van de informatie wordt aangegeven in de verzamelformulieren. Alle gegevens worden verzameld en verwerkt binnen de grenzen van de geldende regelgeving.

 

De onderstaande persoonsgegevens worden direct of indirect van kandidaten verzameld.

 

Informatie over uw burgerlijke staat en identiteit: naam, voornaam, foto, geboortedatum, geslacht, persoonlijke contactgegevens, informatie over immigratie en recht op werk, gesproken talen.

 

Economische en financiële informatie: verloning en voordelen, salarisverwachtingen.

 

Informatie met betrekking tot het wervingsproces: persoonsgegevens uit het cv en de motivatiebrief, het sollicitatieformulier, de verslagen en notities van de sollicitatiegesprekken, de verslagen en notities van evaluaties, professionele referenties, het profiel op professionele netwerken, informatie met betrekking tot uw aanwezigheid in onze gebouwen voor persoonlijke gesprekken, het beheer van eventuele belangenconflicten, de e-mails die tijdens het wervingsproces worden uitgewisseld, het type en de duur van het voorgestelde contract, inhoud van de praktijkcase, bewijs van claims (diploma's, werkgeverscertificaten, rechtvaardiging van de vrijgave van concurrentiebeding, enz.) naar aanleiding van de in de sollicitatie verstrekte gegevens, deelname aan tevredenheidsenquêtes en enquêtes over het aanwervingsprocedure.

Informatie met betrekking tot gezondheid, veiligheid op de werkplek en arbeidsongeschiktheid: status van handicap of ziekte alleen als u dit meldt.

Informatie met betrekking tot professionele waarschuwingen en de verwerking daarvan (alleen als u gebruik maakt van ons professionele waarschuwingssysteem): persoonsgegevens met betrekking tot het onderwerp van de melding of waarschuwing, gerapporteerde feiten, gegevens met betrekking tot de melder en de beschuldigde persoon, getuigenissen.

 

Alle andere persoonsgegevens: wat u besluit mondeling of schriftelijk te communiceren aan het personeel van de groep in het kader van uw aanwerving.

 

Vestiaire Collective verwerkt geen gegevens met betrekking tot overtredingen, strafrechtelijke veroordelingen en aanverwante veiligheidsmaatregelen.

 

Vestiaire Collective voert ook analyses en statistieken uit, maar alleen anoniem en in geaggregeerde vorm, zodat we kandidaten niet kunnen identificeren.

 

3. De redenen en rechtsgrondslag waarom wij uw persoonsgegevens verwerken: 

 

Alle stappen en middelen die in het kader van ons aanwervingsproces worden uitgevoerd, zijn erop gericht uw geschiktheid voor de voorgestelde functie te beoordelen en uw professionele vaardigheden te meten.

 

Verwerking op basis van wettelijke verplichting kan verschillen of niet van toepassing zijn, afhankelijk van uw gelieerde entiteit.

 

*Met betrekking tot uw weigering of verzet om deel uit te maken van een pool van kandidaten: Vestiaire Collective maakt geen lijst op van personen die geen deel willen uitmaken van de kandidatenpool. Als u weigert of bezwaar heeft om er deel van uit te maken, kunt u nog steeds worden benaderd via onze kanalen voor het werven en zoeken van kandidaten (professionele sociale netwerken, headhunters), ook al heeft Vestiaire Collective uw keuze gerespecteerd.

 

Belangrijke verduidelijkingen met betrekking tot legitiem belang:

 

Om een verwerking op basis van legitiem belang wettelijk vast te leggen, moet aan drie cumulatieve voorwaarden worden voldaan: (i) het nagestreefde belang moet legitiem zijn (d.w.z. rechtmatig, duidelijk en nauwkeurig bepaald, reëel en actueel); ii) de uitgevoerde verwerking moet noodzakelijk zijn; en (iii) de verwerking mag niet in strijd zijn met de rechten en belangen van de betrokken personen.

 

Daarom hebben we de volgende analyse uitgevoerd om de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigd belang vast te stellen:

 

 

4.  Degenen aan wie uw gegevens worden doorgegeven (geheel of gedeeltelijk, maar altijd onder voorbehoud van strikte noodzakelijkheid):

 

Uw gegevens worden enkel doorgegeven aan de afdelingen en/of medewerkers van de groep Vestiaire Collective die bevoegd zijn voor hun taken. Afhankelijk van de uitgevoerde verwerking kunnen de ontvangers zijn:

 

• De afdeling Human Resources, de rekruteringsmanager;
• Andere entiteiten van de groep (huidige en toekomstige): bijvoorbeeld in het geval van crosslinking binnen de groep;
• Diensten die verantwoordelijk zijn voor geschillen.

 

Daarnaast zijn we verplicht om uw gegevens door te geven aan externe organisaties (die optreden als subverwerker of gegevensbeheerder), zoals hieronder vermeld:

 

• Onderaannemers en dienstverleners, met name op het gebied van werving en selectie (wervingsbureaus, uitzendbureaus, enz.).
• Technische en IT-onderaannemers en dienstverleners, evenals leveranciers van SaaS-oplossingen (bijv. wanneer u solliciteert via ons platform).
• Juridische adviseurs.
• Gerechtelijke en administratieve autoriteiten.

 

Uw gegevens worden nooit aan derden verkocht of voor commerciële doeleinden gebruikt.

 

Bovendien kunnen de beheerders van de gebouwen waar wij onze activiteiten uitvoeren, hun eigen receptie- en videobewakingssystemen instellen als verantwoordelijken voor de gegevensverwerking. Vestiaire Collective is niet verantwoordelijk voor deze verwerkingsactiviteiten.

 

5. De duur van de opslag van uw gegevens:

Uw gegevens worden door ons alleen bewaard voor de duur die strikt noodzakelijke is om de beoogde doeleinden te bereiken.

 

Wanneer de rechtsgrondslag de uitvoering van een contract is, is de algemeen bewaarde duur de duur van het arbeidscontract plus de toepasselijke civiele verjaringstermijn.

Wanneer de rechtsgrondslag een wettelijke verplichting is, is de bewaarde duur de duur die nodig is om de naleving van onze wettelijke verplichting aan te tonen, plus de toepasselijke verjaringstermijn.

Gegevens die worden verwerkt op basis van uw toestemming (zoals het bewaren van uw cv in onze kandidatenpool) worden 2 jaar bewaard vanaf de datum van uw sollicitatie of de datum van het laatste contact met onze organisatie. Aan het einde van deze periode van twee jaar kan deze handeling worden verlengd: we kunnen u vragen opnieuw toestemming te geven voor het bewaren van uw gegevens gedurende nog eens twee jaar.

 

Gegevens die worden verwerkt op basis van ons legitiem belang worden over het algemeen bewaard voor de duur van uw sollicitatie, plus 3 maanden nadat de beslissing is genomen om eventuele vragen te kunnen beantwoorden, en worden daarna geanonimiseerd (tenzij u al dan niet bezwaar maakt tegen het bewaren van uw cv in onze kandidatenpool).

 

Gegevens die om veiligheidsredenen worden verwerkt, worden 30 dagen bewaard en daarna verwijderd.

 

In geval van een geschil, van welke aard dan ook, kan Vestiaire Collective gegevens langer bewaren dan hierboven vermeld, aangezien wij een legitiem belang hebben om juridische stappen te ondernemen en onze rechten te verdedigen.

 

6. Overdrachtenbuiten de Europese Unie:

Uw gegevens kunnen in de volgende gevallen buiten de Europese Unie worden overgedragen:

• Doorgifte van gegevens aan andere entiteiten van de groep Vestiaire Collective (bijvoorbeeld in het kader van werving voor een dochteronderneming).
• Wanneer u communiceert met onze partners (bijv. leveranciers van wervingsdiensten).
• Wanneer u gebruik maakt van onze rekruteringstools.

In alle gevallen, en wanneer een land buiten de Europese Unie niet wordt erkend als een land met een adequaat beschermingsniveau door de Europese Commissie, garanderen wij de beveiliging van uw gegevens door de standaard contractuele clausules te ondertekenen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd. In situaties waarin de ontvangende organisaties gevestigd zijn in derde landen waarvan de wetgeving niet toestaat om te voldoen aan het door de wetgeving van de Europese Unie vereiste beschermingsniveau en de door de modelcontractbepalingen, geboden garanties, zorgen wij er bovendien voor dat zij aanvullende maatregelen hebben genomen om een beschermingsniveau te garanderen dat gelijkwaardig is aan het niveau dat in de Europese Economische Ruimte wordt geboden.

 

7. Veiligheid

 

Vestiaire Collective implementeert relevante en adequate beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit, back-up en beschikbaarheid van uw gegevens te garanderen, in overeenstemming met de geldende wetgeving. Niet-uitputtende maatregelen omvatten bewustmakingstraining, gebruikersauthenticatie, toegangsbeheer, logging, beveiliging van werkstations en IT-systemen, beveiliging van gebouwen en beheer van uitbesteding.

 

8. Uw rechten

 

In overeenstemming met de toepasselijke regelgeving heeft u het recht op toegang tot rectificatie, verwijdering en overdracht van uw persoonlijke gegevens, evenals het recht om bezwaar te maken tegen en beperking op te leggen aan de verwerking, en de mogelijkheid om postmortale richtlijnen achter te laten, binnen de grenzen van de geldende wetgeving.

 

U kunt uw rechten uitoefenen, onder voorbehoud van het verstrekken van een identiteitsbewijs indien nodig om uw identiteit te verifiëren, door contact op te nemen met de afdeling Personeelszaken op het volgende adres:

 

Vestiaire Collective

Afdeling Human Resources

AVG-verzoek

53 rue de Châteaudun

75009 Paris

Frankrijk. 

 

Wij informeren u ook dat er een functionaris voor gegevensbescherming ("DPO") is aangesteld. U kunt rechtstreeks contact opnemen met de DPO:

 

Vestiaire Collective

Functionaris voor gegevensbescherming        

53 rue de Châteaudun

75009 Paris

Frankrijk

 

Of door op deze link te klikken: Privacy-portaal

 

Of door deze QR-code te scannen: 

U kunt ook een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit of een gerechtelijke stappen ondernemen als uw gegevens worden misbruikt.

 

In Frankrijk is deze autoriteit de CNIL:

 

CNIL

3 Place de Fontenoy

TSA 80715

75334 PARIS CEDEX 07